Zeven lessen voor een succesvol webproject

De succesfactoren

Het succes van een webproject is afhankelijk van een groot aantal factoren:

• je moet een goed idee hebben
• over goede mensen beschikken, met de juiste kennis
• goede marketing
• waardevolle data of informatie waar mensen op zitten te wachten
• je timing moet goed zijn
• en het helpt als je een fijn budget hebt
   

Als je alle bovenstaande punten op je lijstje af kan vinken dan mag je je handjes dichtknijpen, je bent goed op weg! Het is hoe dan ook essentieel dat je een project verstandig aanpakt. Dat houdt in: houd het zo simpel mogelijk. Iets goed programmeren en er vervolgens een succes van maken is sowieso al moeilijk genoeg. Nuchterheid is dus het credo voor een succesvol webproject. Die nuchterheid hebben we in 7 lessen voor je samengevat.

Les 1. Een heldere doelstelling en een vastgesteld budget

Een fout die veel mensen maken is dat ze hun idee veel te ver uitwerken. Juist de mensen die het meest verstand hebben van het internet, hebben daar over het algemeen het meeste last van.

Wat begint als een prima idee of oplossing voor een probleem is binnen een paar weken veranderd in een enorme wensenlijst van functionele eisen. Die lijst wordt vervolgens vaak gebruikt om offertes op te vragen.

Dat is geen goed idee, om een aantal redenen:

• De lange lijst met specificaties maakt het vaak onduidelijk waar het nu eigenlijk om draait
• Prioriteiten gaan vaak verloren
• De kans op interpretatieverschillen is meestal enorm (inclusief de geoffreerde budgetten op basis van die interpretatieverschillen)
• Het allerergste is dat je de kans op (vaak gratis!) goed advies om zeep helpt, omdat je de bouwer die je inhuurt daar geen ruimte voor geeft

Wat moet je dan wel doen? Vertel een kort verhaaltje, het liefst een verhaal dat past op 1 of 2 A4-tjes. Daarin vertel je wat je idee is, wat je daarmee hoopt te bereiken, wat je website of applicatie minimaal moet kunnen en (het belangrijkste) hoeveel geld je daar ongeveer voor over hebt. Met dat verhaal ga je vervolgens offertes opvragen.

Het voordeel van deze aanpak is dat je webbouwers dwingt om over jouw probleem na te denken, hierdoor kom je erachter of dat bedrijf wel bij jou past. Ook krijg je gratis en voor niks goed advies aangereikt. Wat ook tijd en moeite scheelt, is dat je op deze manier geen offertes meer binnen krijgt die gebaseerd zijn op interpretatieverschillen. Of een verkeerde inschatting op basis van de auto die je rijdt of de schoenen die je draagt. Zo valt de offerte altijd binnen jouw budget, hiermee heb je de belangrijkste buit al binnen!

Les 2: Een voorspelbaar proces dat niet te ver de toekomst in dwaalt

Als het goed is heb je dankzij les 1 een bureau gevonden wat bij je past. Wanneer je van start gaat met een groot project, maak dan niet de volgende fout: denken dat je de toekomst kunt voorspellen en al maanden vooruit gaat plannen.

Het is goed om een heldere deadline te hebben wanneer je project opgeleverd moet zijn. Vaak wordt een deadline bepaald om redenen die niet afhankelijk zijn van de werkzaamheden binnen het project: de start van een media campagne, een nieuw schooljaar of het WK bijvoorbeeld. Het hebben van een heldere deadline is goed, maar het is bijna onmogelijk om te berekenen wat precies wanneer moet gebeuren en hoe lang dat duurt. Dat is vaak de reden dat projecten uiteindelijk uitlopen.

Wat moet je dan wel doen? Omdat we als mensen zo ontzettend slecht zijn in plannen en er altijd dingen gebeuren die je vooraf onmogelijk kunt voorspellen, moet je je project opdelen in stukken die je wel kunt overzien. Een project van een half jaar? Maak er 6 mini projecten van een maand van. Een maand is vaak al lastig genoeg om te overzien. Mensen worden bijvoorbeeld ziek, problemen blijken toch complexer dan gedacht of er blijkt toch nog goedkeuring nodig van persoon x en die is net een paar dagen op vakantie. Voor die maand (vooral als het de eerste is), ga je heel precies bepalen wat je gaat maken en waar de prioriteiten liggen. Na de eerste maand ga je weer opnieuw evalueren.

Les 3: Echte schermen ontwerpen

Wat vaak een project niet ten goede komt, is het maken van overbodige documenten. Denk hierbij aan FO’s of TO’s (functionele of technische ontwerpen), die elk klein detail van de applicatie proberen te beschrijven. En als je als klant niet uitkijkt moet je die documenten vaak ook nog goedkeuren.

Ons advies: produceer alleen maar documenten die uiteindelijk ergens toe leiden. Het is logisch dat je soms je ideeën op moet schrijven. Dat is soms ook nodig om problemen of ideeën met elkaar te bespreken. Maar zorg ervoor dat de documenten die je aanmaakt ook echt nuttig zijn en iets bijdragen aan het eindresultaat.

De werkelijkheid is vaak dat ook deze documenten de toekomst proberen te voorspellen. En omdat we dat zo slecht kunnen, eindigen die documenten vaak ergens onderin de lade. En als ze er ooit nog uit komen, dan is dat vaak omdat het tussen de klant en de bouwer niet botert (een indekdocument).

Wat verreweg het allerbelangrijkst is om er samen achter te komen of je idee werkt en of je het met elkaar eens bent, is het ontwerpen van ‘de echte schermen’ die straks ook door de gebruikers van je website of webapplicatie gebruikt zullen worden. Je kunt in een document wel opschrijven dat de website er professioneel uit moet zien en eenvoudig moet zijn in het gebruik. Maar de ervaring leert, pas als je de echte schermen ontwerpt, kun je daar met elkaar een zinvolle discussie over voeren.

De schermen zijn uiteindelijk ook leidend voor wat je gaat programmeren. Het goed doordenken en uitwerken hiervan voorkomt dat je de verkeerde software gaat schrijven. “Get the interface right, before you get the software wrong.” - Getting Real, 37 signals

Les 4: Echte teksten en echte data

Lorem ipsum is “fake tekst”. Het is tekst die vaak door grafisch vormgevers gebruikt wordt als opvulling als ze een ontwerp aan het maken zijn. Dat is natuurlijk al stukken beter dan een ontwerp waar 20 keer achter elkaar “hier komt een tekst.” staat. Toch kan Lorem Ipsum bij webprojecten problemen opleveren. Lorem Ipsum ontneemt je het zicht op wat je echt aan het doen bent of erger nog wat de gebruiker straks op die pagina moet gaan doen. In de praktijk blijkt ook altijd dat de echte teksten een stuk korter of langer zijn dan de Lorem Ipsum teksten die zo feilloos in het design pasten.

Het is dus belangrijk om zoveel mogelijk te werken met echte teksten en data. Een van de problemen van content management systemen is dat veel mensen geneigd zijn te denken: “Ach, de inhoud komt later wel.” Natuurlijk kun je altijd je teksten wijzigen en de kans is groot dat je dat ook zult doen, maar echte teksten wijzen je wel de weg, dus maak daar gebruik van.

Een idee zonder inhoud kan nooit slagen. Hetzelfde geldt voor echte data. Als je een belangrijk bedrijfsproces gaat automatiseren dan heb je de echte data nodig om te zien of je op de goede weg bent. Vervolgens zie je welke velden er verplicht moeten zijn en hoe snel of gebruiksvriendelijk het systeem is als er 30.000 records in staan in plaats van 3.

Les 5: Houd je projectgroep klein

De goede mensen om je heen hebben is een belangrijke succesfactor. Maar kijk uit dat het niet te veel van het goede wordt. Voor alle projecten geldt: hoe meer mensen er bij betrokken zijn, hoe complexer en duurder het project vaak wordt. 

In onze ervaring heb je voor het opleveren van de eerste versie meestal niet meer dan 3 à 4 mensen nodig. Een vormgever, een developer en een projectleider die voor de verbinding zorgt. Als dat de juiste mensen zijn, dan begrijpen ze ook alle drie waar het precies om draait en denken ze ook buiten hun eigen straatje. Wanneer je een helder budget, doelstelling en deadline hebt,  kun je in 2 maanden tijd zo ongeveer elk denkbaar webplatform bouwen. Of in ieder geval een prototype ;).

Les 6: Geen eindeloos perfectionisme

Het klopt dat je maar één keer de kans hebt om een eerste indruk te maken. Dat geldt ook voor je website of applicatie. Maar pas op dat je niet doordraaft in je perfectionisme, en alles in één keer perfect wil doen.

Bij SWIS hebben we in het verleden vaak gezien dat als de deadline voor de livegang nadert ook de onzekerheid toeslaat. Opdrachtgevers en ontwikkelaars zien dat de realiteit niet helemaal overeenkomt met het droombeeld dat ze in hun hoofd hadden. En voegen op het allerlaatst nog allerlei zaken toe om daarmee de site daarmee alsnog ‘perfect’ te maken. Zo gaan ze vaak eindeloos testen, er zijn immers altijd wel dingen te vinden die beter zouden kunnen.

Wat je bij websites moet accepteren, is dat het altijd beter kan. Een belangrijkere vraag is of je zelf ook precies weet wat beter is, op het moment dat je website nog niet in de lucht is. Wat vinden je bezoekers of gebruikers er eigenlijk van? Ons advies is in deze: bouw niet te veel en begin eerst met het noodzakelijke. Begin met de belangrijkste zaken die de meeste waarde toevoegen. Zorg er vervolgens voor dat alles naar behoren werkt en zet dat zo snel mogelijk online.

Als je online bent, dan krijg je namelijk de beste feedback die je je maar kunt wensen. Feedback van je klanten of gebruikers! Zijn er genoeg websitebezoekers, vinden ze de juiste content, hoe beleven ze de website? Er zullen altijd zaken zijn die anders lopen dan je had voorspeld, maar als je snel de juiste feedback hebt, dan kun je daar je voordeel mee doen. Probeer het in eerste instantie klein te houden en bouw vervolgens uit.

Les 7: Verspil je budget niet aan versie 1.0

We zijn aangekomen bij de laatste les en misschien wel de belangrijkste. In veel opzichten is het live gaan van de website of applicatie niet het einde maar juist het begin. Als je dus al je budget al hebt gespendeerd voor de livegang van versie 1.0 dan is er geen of weinig ruimte meer over voor verbeteringen. En dat is zonde!

De kans dat je daarna nog een succes weet te maken van je project is daarmee een stuk kleiner geworden. Ons advies is om zo’n 20% van het totale budget achter te houden, zodoende heb je voldoende over om verbeteringen door te voeren na de livegang. Met deze ‘laatste’ 20% kun je vaak je project nog twee of drie keer zo goed maken.

Doordat je feedback en statistieken hebt van echte gebruikers, krijg je een duidelijk beeld van wat je moet wijzigen of aanpassen. Bovendien zorg je er op die manier ook voor dat je een veel natuurlijkere overgang hebt van de bouw- naar de gebruikersfase. Hiermee voorkom je om achteraf nog een naar gesprek met de opdrachtgever te moeten voeren over meerwerk. Door je projectaanpak heb je er namelijk voor gezorgd dat je al een goed werkend product hebt.

Conclusie

Ok, we snappen het, dat was veel tekst. Om het je gemakkelijker te maken hebben we alle belangrijke punten nog een keer voor je op een rijtje gezet.